Kako zmanjšati fluktuacijo zaposlenih: fleksibilni delovni čas, onboarding in generacija Z
Fleksibilni delovni čas, zmanjšanje fluktuacije, dober onboarding in pričakovanja generacije Z na delovnem mestu — praktični kadrovski nasveti za delodajalce.
1. Kaj mora vsebovati pogodba o zaposlitvi po ZDR-1 (in najpogostejše napake delodajalcev)
Pogodba o zaposlitvi je temeljni dokument vsakega delovnega razmerja. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) natančno določa, katere sestavine mora vsebovati – in vendar se prav pri tem dokumentu dogaja največ napak, ki jih delodajalci opazijo šele, ko pride do spora.
Za širši kontekst, kako se delovnopravna vprašanja umeščajo v celostno kadrovsko svetovanje, si oglejte tudi naš pregled storitve.
Obvezne sestavine pogodbe:
- podatki o pogodbenih strankah (delodajalec, delavec),
- datum nastopa dela,
- naziv delovnega mesta oziroma vrsta dela, s kratkim opisom,
- kraj opravljanja dela,
- čas, za katerega je pogodba sklenjena (določen/nedoločen čas),
- določilo o dnevnem ali tedenskem delovnem času,
- določilo o znesku osnovne plače in morebitnih dodatkih,
- določilo o letnem dopustu,
- dolžina odpovednih rokov,
- sklic na kolektivno pogodbo, če je delodajalec nanjo vezan.
Najpogostejše napake:
- Nejasen opis delovnega mesta – prepogosto splošen naziv brez opisa nalog, kar kasneje otežuje presojo, ali delavec dejansko opravlja dogovorjeno delo.
- Manjkajoče ali nejasne določbe o plači – nedoločeni dodatki (npr. za delovno dobo, nadure) povzročajo nesporazume pri obračunu plač.
- Uporaba zastarelih vzorcev – pogodbe, ki ne upoštevajo zadnjih sprememb ZDR-1 ali kolektivne pogodbe dejavnosti.
- Napačno določena vrsta zaposlitve – npr. sklepanje pogodb za določen čas brez utemeljenega razloga, kar je lahko predmet nadzora inšpekcije za delo.
- Odsotnost določil o delu od doma ali fleksibilnem delovnem času, kadar je to v praksi dogovorjeno, a ni zapisano.
Nasvet: Pogodbo o zaposlitvi je smiselno pregledati ob vsaki večji zakonodajni spremembi ali spremembi kolektivne pogodbe – ne le ob sklenitvi.
2. Odpoved pogodbe o zaposlitvi – koraki, roki, pasti
Odpoved pogodbe o zaposlitvi je eden najbolj tveganih trenutkov v delovnem razmerju za delodajalca. Napačen postopek lahko privede do delovnega spora, vrnitve delavca na delo ali odškodninske odgovornosti.
Osnovni koraki pri redni odpovedi s strani delodajalca:
- Opredelitev odpovednega razloga – poslovni razlog, razlog nesposobnosti ali krivdni razlog. Vsak ima svoj postopek in dokazna bremena.
- Pisno obvestilo oziroma opozorilo (pri krivdnem razlogu je pred odpovedjo praviloma potrebno pisno opozorilo na izpolnjevanje obveznosti).
- Seznanitev delavca in možnost zagovora, kadar gre za krivdni razlog.
- Pisna odpoved z obrazložitvijo in pravnim poukom.
- Spoštovanje odpovednega roka, ki je odvisen od trajanja zaposlitve pri delodajalcu.
- Obračun vseh pripadajočih pravic – neizkoriščen dopust, morebitna odpravnina.
Pogoste pasti:
- Prekratek ali nejasen odpovedni rok.
- Pomanjkljiva dokumentacija, ki bi dokazovala utemeljenost razloga (npr. pri poslovnem razlogu manjka dokazilo o dejanski ukinitvi delovnega mesta).
- Odpoved brez predhodnega opozorila pri krivdnem razlogu.
- Neupoštevanje posebnega varstva pred odpovedjo (npr. nosečnice, starši na porodniškem/starševskem dopustu, delavci pred upokojitvijo).
- Nejasna ali nepravilno vročena odpoved.
Nasvet: Pred vsako odpovedjo je priporočljivo pripraviti pisno dokumentacijo, ki utemeljuje razlog – to je najboljša zaščita delodajalca v morebitnem sporu.
3. Poskusno delo: pravice in obveznosti obeh strani
Poskusno delo je obdobje, v katerem se delodajalec in delavec medsebojno “preizkusita” – vendar mnogi delodajalci ne poznajo natančnih pravil, ki veljajo zanj.
Ključna pravila:
- Poskusno delo se dogovori v pogodbi o zaposlitvi in lahko traja največ šest mesecev.
- V času poskusnega dela ima delavec enake pravice kot ostali zaposleni (plača, dopust, zavarovanja), razen posebnosti pri odpovedi.
- Delodajalec mora zagotoviti spremljanje in ocenjevanje poskusnega dela – priporočljivo je pisno beleženje ugotovitev.
- Odpoved pogodbe zaradi neuspešno opravljenega poskusnega dela ima krajši odpovedni rok (najmanj sedem dni) in ne zahteva enako obsežne obrazložitve kot redna odpoved.
Obveznosti delodajalca:
- Jasno določiti kriterije uspešnosti poskusnega dela že pred začetkom.
- Delavcu omogočiti ustrezno uvajanje in mentorstvo.
- Voditi dokumentacijo o poteku in oceni poskusnega dela.
Obveznosti delavca:
- Opravljati delo v skladu z navodili in pričakovanji delovnega mesta.
- Sodelovati pri vmesnih ocenah, če jih delodajalec predvidi.
Nasvet: Jasno določeni kriteriji za oceno poskusnega dela zmanjšajo tveganje za spor, če se delodajalec odloči za odpoved.
4. M-3 obrazec – kdaj in kako ga oddati
M-3 obrazec se uporablja za sporočanje sprememb podatkov o obveznih socialnih zavarovanjih – pokojninskem in invalidskem zavarovanju, zdravstvenem zavarovanju, zavarovanju za dolgotrajno oskrbo, zavarovanju za starševsko varstvo in zavarovanju za primer brezposelnosti.
Kdaj je potreben M-3 obrazec:
- ko je treba popraviti napačno vpisan podatek na že oddanem obrazcu M-1 (prijava v zavarovanje) ali na predhodno oddanem M-3,
- ko pride do spremembe podatkov na obstoječem, še odprtem zavarovanju (npr. sprememba pogodbe o zaposlitvi iz določenega v nedoločen čas, sprememba polnega delovnega/zavarovalnega časa, invalidnost, sprememba poklica),
- ko je treba spremeniti podatke na že zaključenem (zaprtem) zavarovanju, vključno z razveljavitvijo (stornom) zavarovanja.
Postopek oddaje:
- Delodajalec (zavezanec za prijavo) prek portala SPOT (e-VEM) izpolni obrazec M-3, pri čemer se podatki, ki se ne spreminjajo, prevzamejo iz prvotnega obrazca M-1.
- Vpiše se le podatke v tistih rubrikah, kjer je sprememba ali popravek dejansko potreben.
- Obrazec je treba oddati v roku osem dni od nastanka spremembe oziroma od ugotovitve napake v že sporočenem podatku.
- ZZZS spremembo evidentira, po potrebi pa podatek posreduje tudi Zavodu za pokojninsko in invalidsko zavarovanje.
Pogoste napake:
- Zamuda pri sporočanju sprememb (rok 8 dni se hitro prekorači).
- Nepopolno izpolnjene rubrike, ki na M-1 obrazcu prej niso bile obvezne.
- Zamenjava M-3 z drugimi nameni (npr. napačno prepričanje, da se z njim ureja bolniška odsotnost ali odjava iz zavarovanja – slednje se ureja z obrazcem M-2).
Nasvet: Redno spremljanje sprememb pri zaposlenih (vrsta pogodbe, delovni čas, poklic) in pravočasno sporočanje na M-3 obrazcu prepreči neskladja v uradnih evidencah, ki lahko kasneje otežijo urejanje drugih pravic zaposlenega.
5. Bolniška odsotnost: kaj mora vedeti delodajalec (ZZZS postopki)
Bolniška odsotnost je ena najpogostejših kadrovskih tem, s katerimi se srečujejo delodajalci, hkrati pa tudi eno najpogostejših področij napak pri obračunu.
Osnovna razmejitev bremena:
- Prvih 30 delovnih dni bolniške odsotnosti (razen izjem, npr. poklicna bolezen ali poškodba pri delu, kjer breme takoj prevzame ZZZS) krije delodajalec.
- Po preteku tega obdobja nadomestilo krije ZZZS.
Koraki, ki jih mora izvesti delodajalec:
- Osebni zdravnik izda elektronski bolniški list (eBOL); delavec o odsotnosti obvesti delodajalca praviloma najkasneje v treh delovnih dneh.
- Delodajalec obračuna in izplača nadomestilo plače ob rednem izplačilnem roku za obdobje, ki je v njegovem breme (prvih 30 delovnih dni).
- Po preteku tega obdobja delodajalec na ZZZS vloži zahtevek za refundacijo nadomestila plače (elektronsko preko portala SPOT), da mu ZZZS povrne izplačana sredstva za obdobje, ki bremeni zdravstveno zavarovanje.
- Spremljanje morebitnega podaljšanja bolniške odsotnosti in pravočasna vložitev nadaljnjih zahtevkov za refundacijo.
Posebnosti, na katere je treba biti pozoren:
- Različne osnove za obračun nadomestila glede na vzrok odsotnosti (bolezen, poškodba pri delu, nega družinskega člana).
- Obveznost obveščanja ZZZS pri daljših odsotnostih.
- Pravica delodajalca do nadzora nad upravičenostjo bolniške odsotnosti v določenih primerih.
Nasvet: Urejen sistem beleženja bolniških odsotnosti in rokov za oddajo dokumentacije zmanjša tveganje napak pri obračunu plač in prepreči nezadovoljstvo zaposlenih zaradi zamud pri izplačilih.
6. Obrazca M-1 in M-12 – prijava v socialna zavarovanja, ki ju delodajalci pogosto zamenjujejo
Delodajalci pri zaposlovanju najpogosteje uporabljajo obrazec M-1, marsikdo pa ne ve, da za določene vrste sodelovanja obstaja tudi ločen obrazec M-12. Razumevanje razlike med njima je pomembno, saj gre za dve različni vrsti zavarovanja.
Obrazec M-1 – prijava v obvezna socialna zavarovanja
- Z obrazcem M-1 delodajalec (zavezanec za prijavo) prijavi delavca v celoten sklop obveznih socialnih zavarovanj: pokojninsko in invalidsko zavarovanje, zdravstveno zavarovanje, zavarovanje za dolgotrajno oskrbo, zavarovanje za starševsko varstvo in zavarovanje za primer brezposelnosti.
- Uporablja se ob sklenitvi rednega delovnega razmerja (in v drugih primerih, ko oseba pridobi status zavarovanca po teh podlagah).
- Prijavo je treba vložiti pred nastopom dela.
- Oddaja se elektronsko prek portala SPOT (e-VEM); po vložitvi ZZZS izda potrdilo o prijavi (t. i. M-potrdilo), ki ga delodajalec shrani, ne pošilja pa nazaj na ZZZS.
Obrazec M-12 – prijava/odjava zavarovanja za primer poškodbe pri delu in poklicne bolezni
- Obrazec M-12 je namenjen ožjemu, posebnemu namenu – zavarovanju samo za primer poškodbe pri delu in poklicne bolezni, ne pa celotnega nabora socialnih zavarovanj kot M-1.
- Uporablja se predvsem za osebe, ki v podjetju delo opravljajo na drugi pravni podlagi kot klasična zaposlitev – npr. po podjemni ali avtorski pogodbi, popoldanski s.p.-ji in podobne osebe, ki sicer niso zavarovane po tej podlagi na drugačen način.
- Take osebe je treba prijaviti na obrazcu M-12 s šifro zavarovalne podlage 050.
- Oddaja se v papirni obliki (osebno ali po pošti na območno enoto ZZZS) oziroma elektronsko, če ima zavezanec ustrezno digitalno potrdilo.
Ključna razlika, ki jo velja zapomniti:
- M-1 = celovita prijava zaposlenega delavca v vsa obvezna socialna zavarovanja.
- M-12 = ozka prijava osebe (ki sicer ni redno zaposlena) izključno za primer poškodbe pri delu ali poklicne bolezni.
Nasvet: Podjetja, ki sodelujejo tudi z izvajalci po podjemnih ali avtorskih pogodbah, naj preverijo, ali imajo za te osebe urejeno prijavo na M-12 obrazcu – to je pogosto spregledana obveznost, ki se odkrije šele ob morebitni poškodbi pri delu.
7. Obrazec M-2 – odjava iz obveznih socialnih zavarovanj
Tako kot je M-1 namenjen prijavi delavca v socialna zavarovanja, je obrazec M-2 namenjen nasprotnemu koraku – odjavi. Gre za obrazec, ki ga delodajalci prepogosto pozabijo ali vložijo prepozno, kar lahko povzroči neskladja v uradnih evidencah.
Kdaj se uporabi obrazec M-2:
- ob prenehanju delovnega razmerja oziroma vsakič, ko delavec ne izpolnjuje več pogojev za obvezna socialna zavarovanja (pokojninsko in invalidsko, zdravstveno, dolgotrajna oskrba, starševsko varstvo, brezposelnost),
- za razveljavitev (storno) obstoječega, še nezaključenega (odprtega) zavarovanja – npr. če je bila prijava M-1 vložena pomotoma ali z napačnimi podatki, ki jih ni mogoče popraviti z obrazcem M-3.
Roki in način oddaje:
- Odjavo je treba vložiti v roku osem dni od prenehanja pogojev za zavarovanje oziroma od ugotovitve, da so bili sporočeni napačni podatki, ki jih je mogoče popraviti le z odjavo in novo prijavo.
- Odjavo je mogoče vložiti tudi do 30 dni vnaprej, torej še pred dejanskim datumom prenehanja zavarovanja (npr. ob znanem datumu izteka pogodbe o zaposlitvi).
- Oddaja poteka elektronsko prek portala SPOT (e-VEM), enako kot pri M-1 in M-3.
Pogoste napake:
- Prepozna vložitev odjave, ko delavec dejansko že zapusti podjetje – to lahko povzroči neskladja pri obračunu prispevkov.
- Zamenjava odjave (M-2) s spremembo podatkov (M-3) – če je zavarovanje treba stornirati v celoti (ne le popraviti podatek), je pravilen obrazec M-2, ne M-3.
- Pozaba na odjavo pri predčasnem prenehanju s. p.-ja, kadar je podjetje izbrisano iz registra, preden je bila odjava urejena – v tem primeru mora odjavo urediti izbrisani s. p. sam, neposredno pri ZZZS.
Pregled vseh treh obrazcev na enem mestu:
- M-1 – prijava delavca v obvezna socialna zavarovanja.
- M-2 – odjava delavca iz zavarovanj oziroma razveljavitev (storno) obstoječega zavarovanja.
- M-3 – sporočanje sprememb podatkov na že vloženi prijavi (popravki, spremembe pogodbe, delovnega časa ipd.).
- M-12 – ločena prijava/odjava zavarovanja za primer poškodbe pri delu in poklicne bolezni za osebe zunaj rednega delovnega razmerja.
Nasvet: Vsi trije osnovni obrazci (M-1, M-2, M-3) so med seboj povezani – napačno razumevanje, kdaj uporabiti kateri, je eden najpogostejših virov administrativnih napak pri delodajalcih. Redno usklajevanje kadrovske evidence z dejanskim stanjem zaposlenih prepreči, da bi se te napake kopičile.
